Zeitwirtschaft bei einem Finanzdienstleister

In diesem White Paper stellen wir eine Projektstudie zur Einführung einer Zeitwirtschaft bei einem Konzern im Bereich Finanzdienstleistungen.

Ausgangslage

Ein großer deutscher Finanzdienstleister mit mehr als 10.000 Mitarbeitern in Deutschland plante die Ablösung seiner dezentralen Zeitwirtschaftssysteme durch ein einheitliches Zeitwirtschaftssystem, das die Besonderheiten der regionalen Regelungen abdeckt, die unterschiedlichen Gesellschaften des Unternehmens berücksichtigt, aber durch die zentrale IT Infrastruktur und die Anbindung an das Personalsystem die IT Kosten und die Administrationskosten deutlich reduziert. Außerdem sollte das neue System soweit möglich ohne Administration auskommen und Mitarbeiter bzw. Führungskräfte möglichst selbständig (und ohne zusätzliche Administratoren) mit dem System arbeiten (ESS/MSS)

Das Zeitwirtschaftssystem musste ca. 50 unterschiedliche Betriebsvereinbarungen abdecken und sowohl für die Personaleinsatzplanung des Call-Centers geeignet sein, Dienstpläne im Filialbetrieb abdecken als auch Erfassung der außertariflichen Mitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit ermöglichen.

Bestandsaufnahme

Die Beratung konzentrierte sich zunächst auf eine grundlegende Bestandsaufnahme:

• Was leisten die bisherigen Systeme, in welcher Form leisten sie das und was sind
  die (betrieblichen und gesetzlichen) Grundlagen dafür?
• Welche Schwachstellen und welche Verbesserungsmöglichkeiten gibt es bei
  den bisherigen Systemen?

Dies erforderte das Zusammentragen und eine gründliche Analyse der Anforderungen und Dokumentationen zu den eingesetzten Systemen mit dem Bereich IT, HR aber auch Interviews mit Vertretern des Betriebsrates und der Zeitbeauftragten.

Konzeption

Aus der Anforderungsliste erarbeitete das Projektteam zusammen mit den Beratern ein grundlegendes Zeitwirtschaftskonzept und stimmte das mit dem IT Bereich ab. Ziel war die möglichst weitgehende Vermeidung von Komplexität bis hin zu Abstimmung mit einzelnen regionalen Betriebsräten, wenn nötig und möglich. Darin eingeschlossen war ein Zeit- und Projektplan für Einrichtung, Umstellung, Kommunikation/Schulung und letztlich die Einführung der neuen Zeitwirtschaft.

Das Gesamtkonzept wurde in den einzelnen Regionen und Gesellschaften vorgestellt und abgestimmt.

Ausschreibung und Providerauswahl

Im Anschluss erfolgte dann die Auswahl möglicher Provider für das System, die Verhandlung über Preis und die Umsetzungsunterstützung, insbesondere bei der Erstellung und Abarbeitung des sehr umfangreichen Testfallkataloges („Stimmt die neue Abrechnung der Zeiten inkl. der Zuschläge mit der bisherigen regionalen Abrechnung überein?“).

Umsetzung und Ergebnis

Die Einführung erfolgte nach einer zweimonatigen Test-Implementierung für ca. 500 Mitarbeiter zum Jahreswechsel.

Seit der Einführungsphase von drei Monaten und laufenden Anpassungen an Server, Terminals und Auswertungstreiber läuft das System stabil mit weniger als 20 Anfragen pro Tag (z.B. für die Änderung von Berechtigungen, Anpassungen von individueller Arbeitszeit etc.).

Durch den hohen Einsatz von ESS/MSS konnten die bisherigen regionalen Administratoren abgelöst werden (ca. 20 FTE) und die Administration in das HR Call-Center verlagert werden (< 1 FTE). Die Akzeptanz des neuen Systems liegt ein Jahr nach Umstellung bei gut 90% („Sind Sie mit dem neuen Zeitwirtschaftssystem sehr zufrieden/zufrieden?“).

White Paper “Zeitwirtschaft” zum Download